עם כל הכבוד לפקס וליונת הדואר, עשינו כברת דרך בעולם הטכנולוגי כדי לחיות בנוחות, ולפתור בעיות בירוקרטיות קטנות וגדולות כאחד, וביניהן הצורך בחתימות פיזיות עם דף ועט. בעוד שמסמכים מסוימים מחייבים חוקית חתימה פיזית – כל מקום שאפשר לחסוך בו את הנייר, השינוע, והזמן שלנו הוא ברכה. אז מה זה בעצם חתימה דיגיטלית ולמה היא יעילה?
מה היא חתימה דיגיטלית
כמו האימייל לדואר – גם חתימות יכולות לעבור דיגיטציה לעולם המודרני, לקצר זמנים, ולייעל תהליכי עבודה מסורבלים. חתימה דיגיטלית היא אישור וירטואלי שאדם או ישות עסקית, אישר או ראה דבר מה. כמו בעולם האמיתי, גם חתימה דיגיטלית היא ייחודית וניתן לאשר אותה, ולהתאים אותה לחותם.
אוטנטיקציה – הזיהוי של כל משתמש
הייחודיות של חתימה דיגיטלית היא קריטית. בעזרת אבטחת מידע ושימוש בטכנולוגיות הצפנה, ניתן לאשר באופן מוחלט שאדם או ישות ספציפית אכן חתומים על דבר הדואר ששלחנו, מה שמאפשר הזדהות מלאה, גם במרחב הווירטואלי. אישור של חתימה דיגיטלית יכול להיות מאובטח במיוחד, ולתת לנו ביטחון חוקי שהחוזה או ההזמנה שבידינו חוקיים ותקפים, מה שיחסוך לנו בעיות וצרות בהמשך.
קיצור זמני שילוח
בניגוד לחוזים ומסמכים שמחייבים עותק פיזי – זמני הקבלה וההחזרה של חתימה דיגיטלית קצרים בהרבה. דמיינו את הזמן המבוזבז בשליח על הקטנוע שצריך להתרוצץ בזמן פקקים בכל העיר כדי לעלות אלינו למשרד בשביל אישור קטנטן, לעומת הזריזות של אישור אינטרנטי מהיר – קליק הגיע, קליק והוא כבר חזר.
חתימה דיגיטלית היא אקולוגית, ומסודרת בהרבה
דמיינו משרד עורכי דין גדול או אפילו חברה עם עובדים רבים. אם כל מסמך או חוזה נצטרך להדפיס ולשמור העתקים מרובים, תוך זמן קצר מאוד נקרוס תחת ערמות על גבי ערמות של ניירות ובלגן, מה שיוביל לשכור איש ארכיון, ונכון – גם החוזה שלו יהיה על עוד נייר בעוד העתקים. חתימות דיגיטליות חוסכות טונות של נייר בשנה, ומציעות פתרון אקולוגי, נוח, ומסודר בהרבה מחתימות על מסמכים רגילים.
העולם התקדם לאוטומציה, ואתם?
המסמך שאנחנו צריכים חתימה עליו לא מתקיים בוואקום – הוא חלק ממערך מכירה, שיווק, או ניהול גדול יותר. חתימות דיגיטליות בתוך המערכת העסקית שלנו מאפשרות יצירה של אוטומציות – תהליכים ממוחשבים אוטומטיים, שמקדמים את הלקוח לצעד הבא, ואת הפרויקטים שלנו קדימה בקצב שיא. אוטומציות מבוססות חתימה יכולות להגדיל מכירות, לשפר אחוזי המרה, ולתת ללקוחות שלנו תחושה ש׳׳הכל מתקתק״ בלי שום בעיות אנושיות בדרך.
מהיר, יעיל, בטוח
כמו שוויתרנו על יוני דואר או על רכיבה על סוסים לעבודה, כך גם עולם המסמכים, אימות הזהויות, והחתימות חוזים יכול להתקדם קדימה אל השלב הבא. שימוש בחתימה דיגיטלית יכול להיות הצעד הבא שהעסק שלכם צריך, על מנת להיות יעיל יותר, מהיר יותר, ומותאם לקצב העבודה הגבוה של היום.
